Comprensiblemente, incluso estos primeros pasos para emprender el camino hacia la creación de un sistema financiero parecen desalentadores para muchas empresas de cuidado infantil. Esta guía lo guiará a través de los conceptos básicos para desarrollar un sistema fácil de usar, que en realidad consta de solo dos pasos importantes: obtener una cuenta bancaria comercial y adoptar un sistema de contabilidad.

Desarrollo de un sistema de contabilidad

Una vez que tenga su cuenta bancaria comercial en la mano, puede comenzar a pensar en un sistema básico para la contabilidad. La contabilidad es muy importante porque lo ayudará a comprender de dónde proviene su dinero a medida que fluye hacia su negocio (seguimiento de los ingresos), hacia dónde se dirige (seguimiento de los gastos) y cuánta ganancia está obteniendo (administración del flujo de caja) . La ganancia es solo una forma elegante de decir cuánto dinero queda después de pagar todas sus facturas.

Paso 1: Determine cómo contabilizará los fondos que entran y salen

Hay dos métodos básicos en contabilidad: uno es un método de acumulación, que es más complejo y se basa en cuándo se asume o se devenga un gasto o ingreso. Por ejemplo, si utiliza el método de acumulación, en el momento en que reciba la factura de su tarjeta de crédito, el monto adeudado se deducirá de sus activos (en lugar de cuando realmente pague la factura). Si usa el método de efectivo, esta cantidad se deducirá de sus activos cuando se pague la factura. El método de efectivo es más común para los negocios de cuidado infantil y es menos desafiante, ya que se basa en cuándo se pagan o reciben las cosas.

Veamos los ingresos. Cuando un niño está bajo su cuidado durante una semana, digamos que uno de sus padres le debe $200. Según el método de acumulación, esos $200 se consideran ingresos en ese momento. Según el método de efectivo, los $200 no se considerarían ingresos hasta que el padre le diera el cheque y usted lo depositara. Para la mayoría de las pequeñas empresas de cuidado infantil, el método de efectivo es más simple y más útil porque le permitirá saber exactamente cuándo ingresa y sale dinero de su cuenta. Este método es más cómodo porque de muchas maneras coincidirá con el acto de hacer el balance de su chequera, solo que en un sentido más amplio y de una manera más amplia.

Paso 2: Determine cómo registrará sus transacciones:

Ahora que ha determinado cómo contabilizará los fondos, debe determinar cómo registrará sus transacciones. Para muchas pequeñas empresas de cuidado infantil, será fácil registrar las transacciones en una hoja de papel o en una hoja de cálculo, como Microsoft Excel o Google Sheets. Recuerde, si está utilizando QuickBooks y ELV, esos dos programas pueden compartir información para facilitar su proceso.

Desea configurar algunas categorías simples para comenzar.

Comience con sus ingresos. Determine cuáles son los flujos de ingresos clave para su negocio, es decir, las fuentes de las que recibe principalmente su dinero. Las tarifas de los padres probablemente serán una fuente; otro podría ser un subsidio de cuidado infantil o pagos del Programa de Alimentos (CACFP). Tal vez haya fondos adicionales que reciba para estudiantes después de la escuela o fondos de subvenciones. Cada uno de estos será un flujo de ingresos separado para tener en cuenta.

A continuación, enumere sus gastos. Esto puede incluir artículos como nómina, limpieza, alquiler, reparaciones, suministros y otras categorías que coincidan con su negocio. Intente limitar la cantidad de categorías; no necesita detallar cada categoría que pueda ocurrir. Concéntrese en las categorías que tiene en este momento; siempre puedes agregar más más adelante. Con demasiadas categorías, la lista podría volverse abrumadora, lo que dificultaría contabilizar los gastos o los ingresos.

Puede usar esta lista de ejemplo para categorizar sus fuentes de ingresos: