Esta guía le mostrará lo que deben incluir sus estatutos, cómo usarlos y los pasos prácticos para comenzar. También se incluye un ejemplo en las páginas 6-8 de esta guía.

¿Qué deben incluir mis estatutos?

Si bien hay varios elementos opcionales que sus estatutos pueden incluir, hay algunos componentes básicos que son críticos. Estos elementos son el marco esencial para su organización sin fines de lucro y le ayudarán a asegurarse de que su organización funcione de manera efectiva y cumpla con los requisitos legales:

El propósito de su organización

• Incluya información clave sobre su organización y su misión.

• ¿Cómo se llama su organización sin fines de lucro?

• ¿Qué objetivo o problema específico aborda su organización?

• ¿Cómo beneficia a su comunidad resolver este problema?

Consejo profesional: Consulte con un asesor de organizaciones sin fines de lucro o un experto legal para asegurarse de que su misión se alinee con los requisitos legales para el estado de organización sin fines de lucro. Para las empresas de cuidado infantil, esto generalmente significa enfocarse en brindar cuidado accesible y de alta calidad, apoyar la educación de la primera infancia o abordar las necesidades de la comunidad, como el acceso al cuidado de las familias de bajos recursos. Defina claramente cómo su organización sin fines de lucro sirve al bien público para cumplir con los requisitos del IRS y a nivel estatal. 

Pautas de afiliación (si procede)

• Determine si su organización sin fines de lucro tendrá miembros y las pautas para su participación.

• ¿Quién puede afiliarse?

• ¿Cuál es el proceso para afiliarse o darse de baja?

• ¿Qué derechos y responsabilidades tendrán los afiliados?

Nota importante: En una organización sin fines de lucro dedicada al cuidado de niños, es poco probable que haya miembros. En algunos casos, es posible que desee conceder ciertos derechos a los padres y proveedores de cuidados (como votar sobre determinadas políticas), pero no ofrecer la «afiliación», que les daría una mayor participación en el gobierno de la organización. La afiliación es opcional, pero si se incluye, compruebe las leyes de su estado relativas a los derechos y responsabilidades de los miembros.

Consejo Administrativo

• Determine los detalles en torno a su junta directiva.

• ¿Cuántos miembros de la junta directiva necesitará su organización sin fines de lucro?

• ¿Cuáles son las principales responsabilidades de los miembros de la junta directiva?

• ¿Cómo se seleccionará y reemplazará a los miembros de la junta?

Consejo profesional: Su junta directiva debe reflejar una combinación de habilidades y experiencias relevantes para su misión, por lo que querrá considerar las habilidades, la experiencia y los puestos que necesita su organización sin fines de lucro. Por ejemplo, una junta directiva pequeña típica de una organización sin fines de lucro puede incluir cinco miembros: un presidente, un tesorero, un secretario y dos miembros generales con experiencia en educación o finanzas.

Funciones de liderazgo

• Enumere los roles clave de los funcionarios, como presidente, tesorero y secretario.

• ¿Cuáles son las principales funciones de los funcionarios en su organización sin fines de lucro?

• ¿Qué funciones específicas desempeñará cada directivo?

• ¿Cuál es el proceso en caso de que un directivo se marche inesperadamente?

Consejo profesional: Documente claramente estos roles y responsabilidades en sus estatutos para evitar confusiones. Los roles comunes incluyen un presidente, que supervisa las operaciones y establece las agendas de las reuniones, un tesorero, que administra las finanzas y prepara los presupuestos, y un secretario, que mantiene las actas y los registros de las reuniones.

Pautas de la reunión

• Determine los detalles de las reuniones de la junta directiva de su organización.

• ¿Con qué frecuencia se llevarán a cabo las reuniones de la junta directiva?

• ¿Las reuniones serán presenciales, virtuales o una combinación de ambas?

• ¿Cómo se llevarán a cabo las votaciones (por ejemplo, en persona, virtualmente o ambas)? 

Ejemplo: "Las reuniones de la junta se llevarán a cabo trimestralmente con al menos dos reuniones en persona al año. Las votaciones se pueden realizar por correo electrónico para asuntos urgentes".  

Reglamento Financiero

• Cree normas para la elaboración de presupuestos, auditorías y aprobaciones de gastos.

• ¿Qué proceso utilizará para crear y aprobar presupuestos?

• ¿Cómo se llevarán a cabo las auditorías?

• ¿Quién aprobará los gastos y garantizará la obligación de rendir de cuentas?

Consejo profesional: Una buena regla general es utilizar las pautas del IRS para la transparencia financiera y la responsabilidad.

Planificación futura y actualizaciones

• Incluya un proceso para enmendar sus estatutos a medida que evoluciona su organización sin fines de lucro.

• ¿Cómo manejará su organización sin fines de lucro las actualizaciones de los estatutos?

• ¿Qué pasos garantizarán que el proceso sea sencillo y adaptable?

Consejo profesional: Exija una votación formal de la junta para las enmiendas a los estatutos para mantener la integridad. Busque asesoramiento legal para garantizar el cumplimiento de las leyes de su estado.

¿Qué más podría incluir en sus estatutos?

Si bien los elementos fundamentales anteriores garantizan un marco sólido para sus estatutos, se pueden incluir elementos adicionales que satisfagan las necesidades operativas únicas de su organización sin fines de lucro. Estas consideraciones pueden mejorar las operaciones diarias y prevenir conflictos:

• Procedimientos de toma de decisiones:

• ¿Cómo se tomarán las decisiones importantes?

• ¿Quién tiene autoridad para aprobar cambios financieros o estratégicos?

Por ejemplo, si hay un desacuerdo sobre la gestión financiera, los estatutos pueden proporcionar reglas claras para resolver el problema.

• Protocolos de las reuniones:

• ¿Cuáles son las reglas para establecer agendas, llevar a cabo votaciones y notificar a los miembros?

Unos estatutos claros pueden garantizar que todos los miembros de la junta reciban una notificación adecuada antes de tomar decisiones clave.

• Resolución de conflictos:

• ¿Qué sucede si hay una disputa entre los miembros de la junta o el personal?

• ¿Quién media o resuelve los conflictos?

Imagine a su junta debatiendo cómo asignar fondos para el desarrollo profesional del personal. Sus estatutos pueden aclarar el proceso de toma de decisiones, garantizando que la decisión final se ajuste a la misión de su organización sin fines de lucro y a las normas presupuestarias.

• Formación e incorporación:

• ¿Cómo aprenderán los nuevos miembros de la junta directiva o el personal sobre sus funciones y responsabilidades?

Para orientarle, reflexione sobre una decisión o conflicto reciente al que se haya enfrentado su organización. ¿Unos estatutos claros habrían facilitado las cosas? En caso afirmativo, ¿qué normas u orientaciones habrían sido de ayuda? Considere la posibilidad de incluir estas cláusulas si este tipo de situaciones son habituales en sus operaciones.

¿Qué pasa si necesito ayuda con los estatutos?

Aunque hay mucho que puede hacer por su cuenta en la redacción de los estatutos, también puede obtener información crítica y apoyo a través de varios canales, dependiendo de sus necesidades:

• Consulte a un profesional: Los abogados de las organizaciones sin fines de lucro o los servicios de asistencia legal pueden revisar sus estatutos para asegurarse de que cumplan con los requisitos estatales y federales.

• Únase a asociaciones sin fines de lucro: Los grupos locales o las asociaciones de cuidado infantil suelen ofrecer plantillas, talleres y asesoramiento especializado sobre la redacción de estatutos para empresas como la suya. BoardSource, una asociación nacional de miembros de consejo de administración sin fines de lucro, dispone de una serie de herramientas y guías excelentes. 

• Colabore con su junta directiva: Trabajar en equipo garantiza que todos entiendan y apoyen los estatutos, lo que facilita la implementación.

• Aprenda de sus compañeros: Comuníquese con otros proveedores de cuidado infantil para ver cómo sus estatutos abordan desafíos similares. Sus conocimientos pueden ahorrarle tiempo y esfuerzo. 

Los estatutos son algo más que normas: son la columna vertebral del éxito de una organización sin fines lucrativos. Proporcionan la estructura y la responsabilidad que su organización necesita para prosperar. Tanto si es la primera vez que crea unos estatutos como si está revisando unos obsoletos, invertir tiempo en este proceso ahora le ahorrará dolores de cabeza más adelante. Para empezar, busque plantillas para organizaciones sin fines de lucro o ejemplos de estatutos, o vea el ejemplo incluido en las páginas 6-8 de esta guía.